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Adjoint(e), services immobiliers / Real Estate Services Assistant

CBRE

This is a Contract position in Montréal, QC posted April 7, 2018.

Aperçu du poste L’équipe se spécialise dans la représentation de locataires d’espaces de bureaux et de laboratoires à travers la grande région métropolitaine de Montréal. Parmi ses services, on compte notamment la recherche d’espaces potentiels, la mise en place ou le renouvellement des baux, l’assistance à la location directe ou à la sous-location, des analyses du marché et des aides à la conception, à la construction ou à l’aménagement d’espaces sur mesure, etc. Dynamique et motivée, cette équipe s’engagent à offrir à ses clients, des solutions concrètes et intelligentes, et ce, d’une façon rapide, professionnelle et efficace.   Responsabilités

  • Regrouper et réviser les documents juridiques (mandats, baux, offres, inscriptions, ententes) et fournir les documents nécessaires pour la mise sur le marché des propriétés ainsi que pour la facturation de nos services à nos clients.
  • Créer des documents promotionnels tels que des fiches descriptives, brochures, des infolettres, etc. et coordonner la distribution interne et externe du matériel de mise en marché.
  • Organiser et maintenir un système de classement, classer la correspondance et autres dossiers. Créer en maintenir à jour un rapport mensuel des activités de l’équipe.
  • Traduire des documents de nature variée, majoritairement de l’anglais au français.
  • Actualiser des bases de données et assurer la mise à jour du site Internet en collaboration avec notre directeur de création ou notre graphiste.
  • Répondre aux demandes générales et fournir les renseignements demandés, tout en préservant la confidentialité des informations sur les ventes, la mise en marché, sur les clients et les données à travers toutes les communications.
  • Lire et acheminer les courriels entrants. Composer et préparer la correspondance de routine et les courriels pour les courtiers immobiliers.
  • Organiser la mise en place et le retrait d’enseignes « à louer » (par exemple).
  • Préserver la marque CBRE, la cohérence des produits et de la correspondance interne et destinée aux clients de CBRE en utilisant des modèles servant à produire du matériel de mise en marché, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans d’étages et prospectus d’informations confidentielles.
  • Pourrait coordonner l’agenda et les rendez-vous des membres de l’équipe.
  • D’autres tâches pourraient s’ajouter.

    Position overview The team specializes in the representation of tenants of office space and laboratories throughout the Greater Montreal Area. Among its services, the team provides space searches, lease initiation and renewal, direct and sublease listing services, market analysis, built-to-suit and design-built projects, etc. Dynamic and motivated, this team is committed to providing its customers with concrete and intelligent solutions, in a fast, professional and efficient manner.    Main Duties and Responsibilities

  • Gathers and reviews legal documents (leases, offers, listings, agreements), provides the documents required for property marketing and supplies the Accounts Receivable Department with the appropriate documentation for invoicing clients.
  • Creates marketing documents such as flyers, newsletters, etc. and coordinates the distribution of internal & external marketing information.
  • Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Creates and constantly updates a monthly report reflecting the team’s transaction activities.
  • Translates various documents, mainly from English to French.
  • Maintains and updates relevant databases and assists with website updates with the help of our Creative Manager or our Graphic Designer.
  • Responds to general inquiries and provides information as needed, while maintaining confidentiality of sales, marketing, client and proprietary information and data in all communications.
  • Reads and routes incoming mails. Composes and prepares routine correspondences and emails for sales professionals.
  • Arrange the installation and removal of “for rent” signs (for instance).
  • Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce & review marketing materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.
  • May coordinate schedules and appointments for sales team members.
  • Other duties may be assigned.

Qualifications

  • Formation universitaire de premier cycle requise. Trois ans d’expérience en support administratif de préférence en immobilier, en vente ou marketing.
  • Bilingue français-anglais, parlé et écrit. La personne recherchée doit être en mesure de rédiger des rapports de routine et de la correspondance en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes de clients, collègues et/ou superviseurs.
  • Capacité à établir des priorités et à répondre à des demandes dans des délais serrés. Connaissance de termes et principes financiers. Il ou elle devrait être en mesure de calculer des pourcentages, des rabais et des commissions. Cette personne doit pouvoir faire une analyse financière de base et avoir la capacité de résumer un bail.
  • Connaissances avancées de la suite Microsoft Office, compétences en recherche sur Internet et médias sociaux. De plus, il/elle doit avoir la capacité de manipuler des modèles de base dans PowerPoint et InDesign (un atout).

Qualifications

  • Bachelor’s degree is required. Three years of experience of providing administrative support; an ability to determine and respond to conflicting priorities as well is preferred. Work experience in Sales or Marketing is preferred.
  • Fluently bilingual in English/French, spoken and written. The individual needs to have an ability to write routine reports and correspondence in French and English as well as to have an ability to respond to common inquiries from clients, coworkers and/or supervisors.
  • Ability to identify priorities and to work with tight deadlines. Knowledge of financial terms and principles. He or she also should have an ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions. The individual needs to conduct basic financial analysis and have an ability to abstract a lease or offer to purchase.
  • Advanced skills with Microsoft Office Suite, Internet research and social media skills. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate basic templates in Power Point and/or InDesign (an asset) and a basic knowledge of accounting and marketing is preferred.

Skills Required

  • Education level: None
  • Work experience (years): None

Package

Salary: N/D

How to Apply