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Senior Records Clerk (CP7735)

Université McGill

This is a Full-time position in Montréal, QC posted January 12, 2018.

Titre du poste: 

Commis aux dossiers principal (PED 00243, DD006C, Level 006C)

Sommaire du poste: 

Sous l’autorité de son supérieur immédiat, coordonner et procéder à la saisie de données et à la tenue de registres pour un secteur. Assurer la tenue des systèmes de dossiers manuels et informatisés, participer à leur constitution et apprendre à d’autres à les utiliser. Faire office de personne-ressource et résoudre des problèmes.

Responsabilités et tâches principals: 

  • Coordonner l’entrée de données et la tenue des dossiers pour un secteur. Veiller à l’entretien des systèmes de classement manuels ou informatisés, participer à leur conception et former d’autres utilisateurs.
  • S’assurer du respect du calendrier de production et des échéances. Veiller à la confidentialité de l’information.
  • Produire des documents comme des listes, des rapports, des relevés de notes et des cartes d’identité. Rédiger et distribuer la correspondance. Vérifier et coder l’information et s’assurer de son exactitude et de son intégralité. Dépister et corriger les erreurs. Gérer et mettre à jour la documentation de l’unité.
  • Consulter les documents ou les personnes-ressources appropriés en vue d’obtenir des renseignements. Agir à titre de personne-ressource. Assurer la liaison avec d’autres services. Expliquer les services, politiques et procédures de l’unité.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Deux (2) ans d’expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 

Orientation client et service. Capacité manifeste de communiquer efficacement avec des personnes à tous les niveaux. Excellent sens de l’organisation avec souci du détail et de l’exactitude et aptitude évidente à bien recevoir l’information obtenue et à la transmettre clairement. Capacité de travailler seul et en équipe. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données spécialisées, du courrier électronique et d’Internet. Français et anglais, parlés et écrits.

Numéro de référence: 

18-0102/CP7735

Titre du supérieur immédiat: 

Chef adjoint, services à la clientèle

Échelle salariale: 

$20.79 – $28.68

Faculté/Unité: 

Ressources Humaines

Type de poste: 

Full-Time

Heures par semaine: 

33.75

Date de fin: 

Lundi, avril 30, 2018

Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d’identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d’accompagnement en indiquant clairement le numéro de référence : 

Par poste : Université McGill, Ressources humaines, Dotation 688, rue Sherbrooke Ouest, bureau 1520 Montréal (Québec) H3A 3R1   Par télécopieur : (514) 398-5315   Par courriel : staffing.hr@mcgill.ca

LES CANDIDATURES DOIVENT NOUS PARVENIR DANS LES HUIT (8) JOURS OUVRABLES DE LA DATE D’AFFICHAGE.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue. L’Université McGill souscrit à la diversité et à l’équité en matière d’emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Position Summary: 

Under the direction of the immediate supervisor, coordinates and performs data entry and record keeping for an area. Ensures the maintenance of manual or computerized records systems, participates in their development, and trains others in their use. Acts as resource person and resolves problems.

Major Duties & Responsibilities: 

  • Coordinates data entry and record keeping for an area. Ensures the maintenance of manual or computerized records systems, participates in their development, and trains others in their use.
  • Ensures compliance with production schedules and deadlines. Ensures confidentiality of information.
  • Produces documents such as reports, lists, transcripts and I.D. cards. Drafts and distributes correspondence. Verifies and codes information, ensuring its accuracy and completeness. Identifies and corrects errors. Maintains and updates unit documentation.
  • Consults appropriate documentation or resource persons in order to obtain information. Acts as resource person. Liaises with other departments. Explains unit services, policies and procedures.

The list of duties and responsibilities outlined above is representative and not a complete and detailed list of tasks, which may be performed by an employee whose position has been matched to this generic job description.

Education & Experience: 

DEP (Secretarial/Office Systems)

Two (2) years’ related experience

Other Qualifying Skills And/Or Abilities: 

Must be client-focused and service-oriented with a proven ability to communicate effectively with people at all levels. Proven organizational skills with attention to detail and accuracy and a demonstrated ability to transmit and receive information accurately. Ability to work autonomously and as part of a team. Demonstrated ability to work in a PC environment using word- processing, spreadsheets, specialized databases, e-mail and the internet. English and French (spoken and written).

Reference Number: 

18-0102/CP7735

Supervisor’s Title: 

Assistant Manager, Client Services

Salary Scale: 

$20.79 – $28.68

Faculty/Unit: 

Human Resources

Position Type: 

Full-Time

Hours Per Week: 

33.75

End Date: 

Monday, April 30, 2018

How To Apply: 

*Internal candidates: Please provide your McGill ID number when applying.*

Please submit your curriculum vitae and cover letter, clearly indicating the reference number:

Mail: McGill University, Human Resources (Staffing) 688 Sherbrooke Street West, suite 1520 Montreal, Quebec H3A 3R1 Fax: (514) 398-5315 Email: staffing.hr@mcgill.ca

APPLICATIONS MUST BE RECEIVED WITHIN EIGHT (8) WORKING DAYS OF THE DATE OF PUBLICATION.

We thank all applicants for their interest, however, only those applicants selected for an interview will be contacted. McGill University is committed to equity in employment and diversity. It welcomes applications from indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, persons with disabilities, women, persons of minority sexual orientations and gender identities and others who may contribute to further diversification.

Skills Required

  • Education level: None
  • Work experience (years): None

Package

Salary: N/D

How to Apply