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Adjoint marketing / Marketing Assistant

CBRE

This is a Contract position in Montréal, QC posted January 3, 2018.

 

L’équipe spécialisée en investissement notamment en redéveloppement urbain et mise en valeur de terrains de CBRE Montréal offre à ses clients des solutions créatives de mise en marché de propriétés immobilières commerciales. L’équipe est impliquée dans les plus grand projets de développement de Montréal. Pour la soutenir dans la mise en valeur de ces projets immobiliers d’envergure, l’équipe est à la recherche d’un adjoint marketing.

 

 Responsabilites

 

• Créer et coordonner la distribution des données internes et externes de mise en marché : marketing général auprès des clients (événements, brochures de performance, documents de recherche, etc.), marketing sur mesure auprès des clients (organisation/creation de présentations) et activités marketing transactionnelles sur mesure (création de présentations de service, de brochures, de prospectus de renseignements confidentiels, de rapports de performance, etc.).

• Réviser les détails des documents de mise en marché et agir à titre de personne-ressource dans les relations avec les équipes internes de design, d’analyse et de recherche pour coordonner l’élaboration et la soumission de données financières, marketing et immobilières spécifiques et variées à incorporer dans les documents d’information immobilière conçus sur mesure pour les clients.

• Préserver la marque CBRE, la cohérence des produits et de la correspondance interne et destinée aux clients de CBRE en utilisant des modèles servant à produire du matériel de mise en marché, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visite, cartes, plans d’étage et prospectus d’information confidentielle.

• Mettre à jour les bases de données immobilières ou de coordonnées. Générer des rapports standards ponctuels au besoin et aider à la mise à jour des données en ligne au besoin.

• Recueillir les documents requis pour remplir les formulaires de facturation et traiter le paiement des commissions des courtiers en se conformant aux politiques de l’entreprise en matière de comptabilité ainsi qu’au droit local et national.

• Réviser les documents légaux (offres, inscriptions, ententes).

• Rédiger la correspondance de routine, les télécopies et les courriels pour les courtiers.

• Organiser et maintenir un système de classement, classer la correspondance et les autres dossiers. Suivre, recueillir et maintenir l’inventaire des documents de mise en marché.

• Pourrait coordonner l’agenda et les rendez-vous des membres de l’équipe.

• Pourrait participer aux rencontres d’équipe dans le but de rédiger les minutes ou prendre action sur certains sujets.

• D’autres tâches pourraient s’ajouter.


Position Overview

 

The Montreal – CBRE team specializing in investment, and more specifically in urban redevelopment and land valorization, offers its clients innovative solutions for the marketing of their commercial real estate assets. The team is currently seeking a Marketing assistant ready to provide support for the promotion of these significant real estate projects.

 

 Main Duties and Responsibilitie

 

Creates and coordinates the distribution of internal and external marketing information: general client marketing (events, performance mailings, research pieces etc.), specific client focused marketing (organization/creation of presentations) and specific transaction marketing activities (creation of pitches, flyers, CIMs, performance reports etc.)

Reviews marketing material specifications and acts as point of contact and liaison with centralized marketing, analysis and research groups to coordinate the completion and submission of financial, marketing and various client specific property data to incorporate into customized property information packages.

Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce and review marketing

materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.

Maintains, manages and updates relevant databases (property/contact). Generates standard ad hoc reports as required and assist with website updates (as needed).

Gathers supporting documentation to complete voucher forms and process Brokers’ commission payments while abiding by company accounting policies as well as local and national laws.

Reviews legal documents (offers, listings, agreements).

Reads and routes incoming mails. Composes and prepares routine correspondences, faxes and emails for sales professionals.

Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Tracks, collates and maintains inventory of marketing

materials.

Coordination of schedules and appointments for sales team members.

May attend Sales team meetings for the purpose of recording meeting minutes or action items.

Other duties may be assigned.

Three years of experience of providing marketing and administrative support to multiple or teams of professionals (in Real Estate industry ideally).

Fluently bilingual in English/French, spoken and written.

The individual needs to have an ability to write routine reports and correspondence in French and English as well as to have an ability to respond to common inquiries or complaints from clients, coworkers and/or supervisor.

Ability to effectively present information to an internal department and to determine and respond to conflicting priorities as well is preferred.

Knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions.

Ability to comprehend, analyze, and interpret documents. Ability to solve problems involving several options in situations. Requires intermediate analytical and quantitative skills.

Advanced skills with Microsoft Office Suite is mandatory. Skills, inDesign and other graphic-design programs is preferred. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate templates in PowerPoint.

Compensation will depend upon level of experience.

 • Trois ans d’expérience en soutien administratif auprès d’une équipe de professionnels (de préférence en immobilier commercial).

• Bilinguisme français-anglais, écrit et parlé.

• La personne recherchée doit être en mesure de rédiger des rapports de routine et de la correspondance en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes ou plaintes de clients, collègues et/ou superviseurs.

• La capacité de présenter l’information de manière efficace à un département interne ainsi que de déterminer et traiter des taches prioritaires concurrentes est également souhaitée.

• Connaissance des termes et principes financiers. Il/elle devrait être en mesure de calculer des figures intermédiaires telles que les

pourcentages, réductions et/ou commissions. Cette personne doit pouvoir faire une analyse financière de base.

• Habilité à comprendre, analyser et interpréter des documents. Capacité à résoudre des problèmes présentant plusieurs solutions. Requiert des compétences analytiques et quantitatives intermédiaires.

• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office. La connaissance de InDesign et des autres logiciels de conception graphique est souhaitée. De plus, il/elle doit avoir la capacité de manipuler les modèles de base dans PowerPoint.

 

 

Qualifications

 

• Three years of experience of providing marketing and administrative support to multiple or teams of professionals (in Real Estate industry

ideally).

• Fluently bilingual in English/French, spoken and written.

• The individual needs to have an ability to write routine reports and correspondence in French and English as well as to have an ability

to respond to common inquiries or complaints from clients, coworkers and/or supervisor.

• Ability to effectively present information to an internal department and to determine and respond to conflicting priorities as well is

preferred.

• Knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or

commissions.

• Ability to comprehend, analyze, and interpret documents. Ability to solve problems involving several options in situations. Requires

intermediate analytical and quantitative skills.

• Advanced skills with Microsoft Office Suite is mandatory. Skills, inDesign and other graphic-design programs is preferred. Moreover,

he/she should possess the ability to manipulate templates in PowerPoint.

Skills Required

  • Education level: None
  • Work experience (years): None

Package

Salary: N/D

How to Apply